市直各单位、市交易中心：

现将《宣城市公共资源交易项目电子档案管理暂行规定》印发给你们，请遵照执行。

宣城市财政局            宣城市公共资源交易监督管理局

2019年5月29日

宣城市公共资源交易项目电子档案管理暂行规定

第一章  总则

第一条 为规范公共资源交易电子文件管理，确保电子文件的真实性、完整性、安全性和有效性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》 、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894）、《安徽省公共资源交易平台服务管理细则》，结合本市实际情况，制定本规定。

第二条本规定适用于进入市公共资源交易平台交易的工程建设、政府采购项目交易全过程的电子文件的归集、管理与利用。

第三条项目电子档案实行目录管理，招标（采购）人或其委托的代理机构应按电子档案系统提供的《项目电子档案目录》归集电子文件（详见附件）。

第二章  电子文件的归集原则

第四条自行负责原则。招标（采购）人是交易项目档案管理主体，招标（采购）人或其委托的代理机构对归集的电子文件的安全性、真实性、完整性、有效性、规范性负责。

第五条多方存储原则。交易项目电子档案的存储实行招标（采购）人、招标（采购）代理机构、市公共资源交易中心（以下简称“市交易中心”）三方存储，互为备份。

第六条“一档一卷”原则。招标（采购）人或其委托的代理机构须按照一个项目一档的原则，以“件”为单位、按交易流程的先后顺序进行归集整理。

第七条  及时归档原则。招标（采购）人或其委托的代理机构应在项目合同签订后5日内完成电子文件的归集。

第八条  不可更改原则。归档的电子文件不得加密，应明文归档。专用软件产生的电子文件及其他通用型电子文件均须转换为PDF电子文件，并在成卷项目电子文件封面电子签章。

第三章  电子文件的归集步骤

第九条招标（采购）人或其委托的代理机构登录宣城市公共资源电子交易服务系统档案管理子系统，按照《项目电子档案目录》要求，一键归集电子交易系统留存的电子文件；应归档但未在电子交易系统中留存的文件，招标（采购）人或其委托的代理机构按交易流程及时人工扫描，上传到电子档案系统。

第十条 电子文件归集完成后，招标（采购）人或其委托的代理机构及时制作项目电子档案封面、成卷。

第十一条 电子文件成卷后，招标（采购）人或其委托的代理机构对所有电子文件进行杀毒处理，检验电子文件内容的完整性、可读取性，对内容不完整、无法读取的电子文件须重新整理。

第十二条招标（采购）人及其委托的代理机构在对成卷项目电子文件封面电子签章后，向市交易中心提交成档申请。

第十三条 市交易中心受理项目成档申请后，招标（采购）人及其委托的代理机构自行下载项目电子档案，可采用数据存储、纸质存储等方式妥善保管。

第四章  项目电子档案的管理与利用

第十四条 市交易中心对项目电子档案的规范性进行检查，如不符合要求，可退回成档申请。招标（采购）人或其委托的代理机构应按规定重新提交。

第十五条 市交易中心对接收的项目电子档案进行编号、设置保管年限、推送入库。

第十六条市交易中心项目电子档案存储载体部署在政务云机房集中统一管理。

第十七条市交易中心应做好项目档案的管理工作，未经批准不得查阅项目档案。有关部门因工作需要借阅档案，须持本单位证明材料及本人身份证，经交易中心批准后网上调阅。

第五章  附则

第十八条  招标（采购）人或其委托的代理机构未按规定时间归档的，市公共资源交易监督管理局将予以通报。

第十九条  市交易中心未按本规定要求做好档案管理及借阅工作，造成不良影响的，按相关规定处理。

第二十条  纸质档案管理按相关规定执行。

第二十一条  本规定自下发之日起执行。各县（市）区参照执行。

附件一：

工程建设项目档案目录

项目名称：

附件二：

政府采购项目档案目录